See juhend käsitleb tööle kandideerimist Ühendkuningriigis.

Leidsid huvipakkuva tööpakkumise, kuulutuses küsitakse „esitluskirja" (letter of presentation) ja sa pole päris kindel, kas see on midagi muud kui kaaskiri, mille eelmisel korral kirjutasid. Kui inglise keel pole sinu emakeel, on vastus oluline – kodumaal õpitud vorming ei pruugi alati uues riigis toimida.

Lühidalt öeldes pole põhjust muretseda: esitluskiri, motivatsioonikiri ja kaaskiri on lähisugulased ning üks ja sama reeglistik kehtib kõigi kolme puhul. Pikem vastus – see, mis otsustab, kas saad kutse vestlusele või mitte – puudutab kodumaiste tavade kohandamist Ühendkuningriigi või ingliskeelse lugeja ootustele. Just sellest kohandamisest see juhend räägibki.

Kui soovid kõigepealt näha Ühendkuningriigi standardmalli, siis meie juhend kaaskirja kirjutamise kohta annab ülevaate tavapärasest ülesehitusest. Käesolev artikkel täiendab seda neile, kes kandideerivad üle riigipiiri.

Mis on esitluskiri?

Esitluskiri on üheleheküljeline kiri, mille saadad koos CVga, et end tutvustada ja põhjendada, miks sa sellele ametikohale sobid. Tegemist on sama dokumendiga, mida Ühendkuningriigi kuulutustes nimetatakse kaaskirjaks (cover letter). Nimetus on peaaegu sõnasõnaline tõlge sellest, kuidas dokumenti suures osas Euroopas kutsutakse – prantsuse keeles lettre de présentation, hispaania keeles carta de presentación, itaalia keeles lettera di presentazione –, mistõttu kohtad seda väljendit eelkõige väljaspool Ühendkuningriiki avaldatud kuulutustes ja rahvusvaheliste tööandjate pakkumistes.

Oluline on meeles pidada järgmist: kui Ühendkuningriigi kuulutus küsib kaaskirja ja Mandri-Euroopa kuulutus esitluskirja, soovitakse ühte ja sama dokumenti. Kirja ülesanne ei muutu koos nimetusega. Kiri argumenteerib – CV ainult loetleb.

Seega pole küsimus peaaegu kunagi selles, millist dokumenti kirjutada, vaid selles, milliseid tavasid järgida. Need tavad kuuluvad riigile, kuhu kandideerid, mitte riigile, kus sa õppisid.

Esitluskiri, motivatsioonikiri või kaaskiri?

Ringlusse on jõudnud kolm nimetust ja riigist riiki liikuvad kandidaadid kipuvad neid kasutama nii, nagu oleksid need üks ja seesama. Kaks neist ongi. Kolmandal on aga tegelik erinevus, mida tasub teada.

Esitluskiri ja kaaskiri on üks ja sama dokument kahe erineva nimega. Kasuta mõlema puhul Ühendkuningriigi kaaskirja ülesehitust. Kui kuulutus on inglise keeles ja Ühendkuningriigis, järgi Ühendkuningriigi tavasid – olenemata sellest, millist sõna kuulutuses kasutatakse.

Motivatsioonikiri kattub kaaskirjaga, kuid rõhuasetus on erinev. Kaaskiri põhjendab, miks sobite konkreetsele ametikohale, ja tugineb teie CV-le. Motivatsioonikiri selgitab, miks te just seda rolli, programmi või sammu soovite, ning seda kohtab kõige sagedamini akadeemiliste avalduste, stipendiumide, praktikakohtade ja ELi institutsioonide ametikohtade puhul. Tavalise ettevõtte vaba ametikoha puhul kirjutage kaaskiri. Kui kuulutuses on sõnaselgelt küsitud motivatsioonikirja, rääkige esmalt oma põhjustest ja eesmärkidest, mitte ülesannete kaupa sobivusest.

Praktiline kontroll on lihtne. Küsige endalt, milles peab lugeja kõige rohkem veenduma. Värbav juht, kes täidab vakantsi, vajab tõendeid, et te selle tööga hakkama saate. Vastuvõtukomisjon või stipendiumikomitee tahab aru saada, miks just teie, miks just see ja miks just praegu. Kirjutage vastavalt sellele, mida kuulutus tegelikult küsib.

Kirja koostamine Ühendkuningriigi või ingliskeelse ametikoha jaoks

Ükskõik kuidas kuulutuses dokumenti nimetatakse, kannab seda sama neljast lõigust koosnev põhistruktuur. Välismaalt kandideerija jaoks ei seisne erinevus niivõrd ülesehituses, kuivõrd väikestes vormireeglites – pöördumises, lõpuvormelis ja selles, mida välja jätta. Alustame struktuurist ja seejärel vaatame näidet.

Nelja lõigu struktuur

Avage töökuulutus enne, kui hakkate kirjutama. Kuulutus on teie hindamisjuhend ja iga lõik vastab mõnele selles tõstatatud küsimusele.

Kes te olete ja millist ametikohta soovite. Nimetage esimeses lauses kuulutuses toodud täpne ametinimetus. Jätke vahele „Kirjutan, et kandideerida…" – see raiskab teie enim loetava lause tühjale fraasile. Alustage hoopis ühe konkreetse põhjusega, miks te sobite.
Miks just see tööandja. Tooge välja üks konkreetne, tegelik detail organisatsiooni kohta – toode, turg, hiljutine samm. Üldine imetlemine mõjub kui uurimistöö puudumine.
Teie tõendid. Valige kaks-kolm nõuet, mille puhul on teie tõendusmaterjal kõige tugevam, ja vastake igaühele konkreetse tulemusega. Peegeldage kuulutuse enda sõnastust oskuste osas, et nii lugeja kui ka sõelumissüsteem leiaksid otsitavad märksõnad üles.
Lõpetus ja lõpuvormel. Kinnitage oma sobivust ja valmidust, paluge vestlust ning lõpetage Briti tava kohaselt.

Briti lõpuvormelireegel on range ja tabab paljusid välismaalt kandideerijaid: kasutage „Yours sincerely", kui pöördute nimeliselt konkreetse isiku poole, ja „Yours faithfully", kui alustasite pöördumisega „Dear Hiring Manager" vms. „Kind regards" sobib siis, kui kiri on e-kirja põhitekstis.

Motivatsioonikirja näide

Struktuuri lugemine on üks asi. Selle nägemine paberil on hoopis teine, eriti kui kohandate kirja oma kodumaa vormist. Siin on näidisavaldus ja -lõpetus kandidaadile, kes kandideerib teisest riigist Ühendkuningriigi ametikohale.

Motivatsioonikirja avaldus

„Olen kaks aastat juhtinud tarnijasuhteid kolmel EL-i turul ja vähendanud hilinenud tarneid veerandi võrra. Logistikakoordinaatori ametikoht teie Manchesteri üksuses on see, kuhu tahan oma kogemustega edasi liikuda, ning teie üleminek samal päeval tarnimisele on täpselt see väljakutse, mida otsin."

Tõendusparagrahv

„Teie kuulutuses nõutakse sidusrühmadele raporteerimist ning ladusalt inglise keelt koos teise keelega. Ma raporteerin iganädalaselt piirkonnajuhtidele inglise keeles ning viin tarnijakõnesid läbi nii saksa kui ka poola keeles. Tooksin selle oskuse otse teie piiriülese meeskonna töösse."

Lõpetus ja allkirjaplokk

„Oleksin rõõmuga valmis arutama, kuidas mu piiriülene kogemus sobib teie tarneplaanidega. Olen intervjuuks saadaval alates 10. juulist ning valmis kolima. Yours faithfully, [täisnimi], millele järgnevad telefoninumber ja e-post."

Pange tähele, mida näidis ei tee. See ei alga aadressi plokiga, pika profiililõiguga ega formaalse kolmandas isikus enesetutvustusega – kõik need on koduriigis tavapärased, kuid Ühendkuningriigis kohatud. Näidis nimetab ametikoha, toob välja kuulutuses nõutud tõendid ja lõpeb Briti kombel.

Kus välismaised kandidaadid kaotavad lugeja tähelepanu

Enamik, mis rahvusvahelist kandidaati komistama paneb, pole mitte keel, vaid koduriigi tava ülekandmine Ühendkuningriigi postkasti, kus see vaikselt annab märku: „pole siinse turuga kohanenud". Mõni levinud muster katab suurema osa probleemidest.

Foto, sünniaeg või perekonnaseis. Paljudes Euroopa riikides on need CV-s ja kaaskirjas tavapärased, kuid Ühendkuningriigi kandidatuuri puhul jätke need välja.
Liiga ametlik stiil. Mandri-Euroopa formaalsuse otsetõlge võib inglise keeles kõlada jäigalt. Kirjutage pigem lihtsas ja enesekindlas inglise keeles.
Vale lõpuvormel. „Yours sincerely" ja „Yours faithfully" ei ole Briti tavade kohaselt omavahel vahetatavad. Valik sõltub üksnes sellest, kas kasutasite nime või mitte.
Aadressiplokk e-posti teel kandideerides. Kui kuulutuses palutakse kandideerida e-kirjaga, saab kaaskiri e-kirja sisutekstiks. Jätke postiaadress ära ja märkige ametikoha nimetus teemareale.
Tõlkimine, mitte ümberkirjutamine. Koduriigi kaaskirja sõna-sõnaline tõlge ei kõla peaaegu kunagi hästi. Kirjutage ingliskeelsele lugejale ümber, kasutades kuulutuse enda sõnastust.

Keerukas osa on see, et kaaskirja kohandamine igale riigile ja igale ametikohale ning selle kooskõla hoidmine CV-ga nõuab iga kord tõsist tööd. Siit haaravad paljud kandidaadid kinni ühest universaalsest mallist ja kaotavad ametikoha-spetsiifilise sobivuse. Tööriist, mis kohandab nii teie CV kui ka kaaskirja iga kuulutuse järgi, hoiab mõlemad dokumendid sama kandidatuuri eest kõnelemas – õiges keeles ja sobivas registris –, ilma et peaksite neid käsitsi kooskõlla viima. Teie otsustate endiselt, mida kiri ütleb. Tööriist muudab selle ütlemise – ametikohale kohandatult – kiireks.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on esitluskiri?

Esitluskiri on üheleheküljeline kiri, mis saadetakse koos CV-ga, et ennast tutvustada ja põhjendada, miks oled sellele ametikohale sobiv kandidaat. Tegemist on sama dokumendiga, mida Suurbritannia töökuulutustes nimetatakse kaaskirjaks (cover letter). Mõiste on otsetõlge sellistest väljenditest nagu prantsuse lettre de présentation või hispaania carta de presentación, mistõttu kohtad seda eelkõige mitte-Briti ja Euroopa töökuulutustes. Kui Briti kuulutus palub kaaskirja, ongi esitluskiri täpselt see, mida silmas peetakse.

Kas motivatsioonikiri ja kaaskiri on üks ja seesama?

Need kattuvad osaliselt, kuid ei ole identsed. Kaaskiri põhjendab, miks sobid konkreetsele ametikohale, ja toetub CV-s toodud tõenditele. Motivatsioonikiri selgitab, miks soovid just seda rolli, programmi või riiki, ning on levinud akadeemiliste, stipendiumi- ja EL-i institutsioonide taotluste puhul. Tavalise ettevõtte vaba ametikoha puhul kirjuta kaaskiri. Kui kuulutus nõuab motivatsioonikirja, too esiplaanile oma põhjused ja eesmärgid, mitte tööülesannete loetelu.

Kui pikk peaks motivatsioonikiri olema?

Üks lehekülg – sama mis kaaskiri. Eesmärgiks sea kolm kuni viis lühikest lõiku, mille hõivatud lugeja jõuab lõpuni lugeda. Akadeemiliste ja stipendiumitaotluste puhul on kohati lubatud veidi pikem tekst, seega järgi kuulutuses toodud sõnalimiiti, kui see on antud. Kui tekst venib liiga pikaks, kärbi nõrgim argument, mitte ära vähenda veeriseid.

Kas peaksin motivatsioonikirja Briti töökoha jaoks inglise keelde tõlkima?

Jah. Kirjuta kiri kuulutuse keeles. Briti ametikoha puhul tähendab see inglise keelt ning inglise õigekirja ja lõpuvormeleid – mitte oma koduriigi formaadi otsetõlget. Ära alusta aadressi plokiga ega tiheda profiililõiguga. Nimeta ametikoht kohe alguses, too välja kaks-kolm tõenduspunkti ja lõpeta vormeliga „Yours sincerely" või „Yours faithfully", olenevalt sellest, kas tead adressaadi nime.

Kokkuvõte: üks kiri, kohandatud vastavalt kandideerimiskohale

Esitluskiri ja kaaskiri on üks ja sama dokument ning motivatsioonikiri on selle lähedane sugulane, kus rõhk on pigem põhjustel kui tõenditel. Vali rõhuasetus vastavalt kuulutuse nõuetele ja kirjuta selle riigi tavade järgi, kuhu kandideerid – mitte selle riigi järgi, kus õppisid.

Kui kiri on valmis, on järgmine väljakutse tööintervjuu. Meie juhend kaaskirja kirjutamise kohta sisaldab Briti täisstruktuuri, kui soovid oma mustandit selle vastu kontrollida.